Security & Compliance – DSGVO-konform betreibbar, kontrollierbar, auditierbar.
Entscheidend, wenn KI nicht nur spricht, sondern Vorgänge auslöst. heronOS ist auf professionellen Betrieb ausgelegt – mit klarer Trennung, Zugriffskontrollen und nachvollziehbarem Audit-Trail.
- Betrieb in der Deutsche Cloud Infrastrukur(DE/EU), tenant-getrennt
- Staging/Production (getrennte Instanzen) für sauberes Deployment
- Transkripte + Logs (gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten)
- Optional: Token-basierte Zugriffskontrollen (wer darf überhaupt interagieren?)
Was die IT vorab wissen will (und wir in der Demo klären)...
- Datenresidenz DE/EU und Datenflüsse (inkl. optionaler Dritt-Dienste)
- Welche Datenarten anfallen (Transkripte, Metadaten, Knowledgebase, Systemaktionen)
- Zugriffskontrolle (Rollen/Rechte, optional Token-Zugriff)
- Audit-Trail (Transkripte, Logs, Change-Logs)
- Human-in-the-Loop & Eskalationsregeln (wann/wie wird übergeben?)
- Staging/Production-Vorgehen (kontrollierte Änderungen)
- Vollständige Datenschutzdokumenation
Hosting & Datenresidenz (DE/EU)
Der produktive Betrieb erfolgt in der Deutsche Cloud Infrastrukur(DE/EU). Datenresidenz DE/EU ist gegeben – außer bei kundenseitig gewünschten, angebundenen Dritt-Diensten, die Sie bewusst aktivieren.
- Tenant-getrennter Betrieb (logische Trennung)
- Jede Fachkraft in klar abgegrenztem Setup (eigene Rolle/Regeln/Logs)
- Externer Zugriff absicherbar (Access-Mechanismen je Setup)
Security Assurance: Tests & Reaktion
- Pentests: Kunden/Partner können auf Anfrage jederzeit Pentests durchführen
- Incident Response: definierter Prozess inkl. Security-Kontakt und Reaktionszeiten
- Zertifizierungen: vorbereitet, derzeit noch nicht abgeschlossen (Status klären wir in der Demo)
Transparenz im Betrieb: Was wird erfasst – und warum?
Für Qualität, Audit und Betriebssicherheit werden relevante Informationen nachvollziehbar dokumentiert. Kunden haben Zugriff über die Plattform.
- Transkripte (Review, Qualität, Nachvollziehbarkeit)
- Kein Audio-Speicher (Telefonie wird transkribiert, Audio wird nicht gespeichert)
- Metadaten (Zeit, Kanal, Volumen) für Reporting/Steuerung
- Knowledgebase-Inhalte (kundenspezifisch, freigegeben/kuratiert)
Safety Control: Übergaben statt Risiko
Wenn die Fachkraft nicht sicher „weiß“, wird nicht geraten, sondern sauber übergeben. Eskalationsverhalten und Übergabeziele können kundenseitig eingestellt werden.
- Human-in-the-Loop bei Nicht-Wissen/Sonderfällen (Ticket/Weiterleitung/Telefon-Übergabe)
- Einstellbare Eskalationsregeln
- Standard-Testing vor produktiver Schaltung
Zugriff & Kontrolle: Rollen/Rechte + optional Token-Schutz
Zugriffskontrollen können so ausgelegt werden, dass nur definierte Nutzergruppen mit der Fachkraft interagieren dürfen – besonders wichtig für geschlossene Nutzergruppen.
- Rollen & Rechte für Administration/Training/Betrieb (teamfähig)
- Optional: Token-basierter Zugriff für externe/gezielte Freigabe
- Staging (heronOS)/Production für kontrollierte Änderungen
Audit & Logging – nachvollziehbar nach gesetzlichen Vorgaben
Änderungen an Wissensinhalten und verwendete RAG-Daten werden protokolliert, um Verhalten nachvollziehbar zu machen. Transkripte und Logs werden gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorgehalten.
Denken Sie daran:
- Change-Logs: Wissensänderungen nachvollziehbar (heronOS)
- RAG-Protokollierung: verwendete Datenbasis nachvollziehbar
- Aufbewahrung: gemäß gesetzlichen Vorgaben (nicht individuell konfigurierbar)
Häufig gestellte Fragen
Ist heronOS DSGVO-konform?
heronOS ist DSGVO-konform betreibbar. Datenresidenz DE/EU gilt in der Deutsche Cloud Infrastrukur– außer Sie aktivieren Dritt-Dienste mit eigenen Datenflüssen.
Speichert ihr Telefon-Audio?
Ja. Gespräche werden transkribiert und sind für Kunden in der Plattform einsehbar, Audios werden für Bundesbehörden gespeichert.
Können wir Zugriff beschränken?
. Optional lassen sich Token-basierte Zugangskontrollen einrichten.
Wie lange werden Transkripte/Logs gespeichert?
Gemäß gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Retention ist nicht frei konfigurierbar.
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