KI gestützte Verwaltung

KI – Nicht nur für Bürger. Auch Ihre Verwaltung profitiert.

heronOS entlastet nicht nur im direkten Bürgerservice – auch interne Verwaltungsprozesse profitieren massiv. Mit intelligenten Assistenzfunktionen, automatisierter Wissensvernetzung und KI-gestütztem Support steigern Sie die Effizienz, reduzieren Rückfragen und entlasten Ihre Mitarbeitenden spürbar. Die Lösung arbeitet nahtlos im Hintergrund, lernt kontinuierlich dazu und sorgt dafür, dass Ihr Team sich auf komplexe Aufgaben konzentrieren kann.

Wo kann heronOS Sie unterstützen?

Ein multifunktionaler Ansatz verfolgt einen ganzheitlichen Support: Interne Prozesse, Wissensmanagement, HR, IT und Schulungen greifen ineinander, sodass Verbesserungen synergetisch wirken. Eine konsistente Nutzererfahrung mit einer einheitlichen Oberfläche und standardisierten Abläufen reduziert Einarbeitungszeiten und Cross-Department-Fragen. 

Wir unterstützen Sie dort, wo komplexe Verwaltungsabläufe Ihre Arbeit am stärksten beeinflussen:

  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse reduzieren Bearbeitungszeiten, minimieren Wiederholungen und geben Mitarbeitenden mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben.
  • Konsistentes Wissen: Zentrale Wissensdatenbank sorgt dafür, dass alle Fachbereiche auf aktuelle Informationen zugreifen, Fehlerquoten sinken und Schulungen schneller stattfinden.
  • Höhere Transparenz: Nachvollziehbare Abläufe, Protokolle und Dokumentationen erleichtern Audits, Compliance und Entscheidungsfindung.
  • Bessere Bürgerdienste: Schnellere Bearbeitung von Anfragen führt zu weniger Rückfragen und zufriedeneren Bürgerinnen und Bürgern.
  • Entlastung der Mitarbeitenden: Standardisierte Prozesse und unterstützende KI-Lösungen reduzieren Burnout-Risiko und erhöhen Zufriedenheit im Team.
  • Skalierbarkeit: Die Lösung wächst mit der Behörde, unterstützt neue Fachbereiche und veränderte Rechtslagen ohne Komplettneueinführung.

Interne Verwaltungsprozesse

Wir unterstützen Sie dort, wo komplexe Verwaltungsabläufe Ihre Arbeit am stärksten beeinflussen:

Die KI führt sicher durch Variationen, prüft relevante Voraussetzungen und bietet kontextualisierte Vorschläge. So wird selbst komplexes Fachwissen verständlich und schnell nutzbar.


  • Beispiel: Ein Bürger möchte ein Visum beantragen.
  • Die Bedingungen sind vielfältig.
  • Die KI-Fachkraft führt den Beamten zuverlässig durch die relevanten Varianten, zeigt notwendige Dokumente und Deadlines und sorgt so für eine zügige Bearbeitung.

Knowledge Base für alle Fachbereiche

Wissen bleibt nutzbar, wenn es gut organisiert und aktuell ist. Wissen ist oft ‚menschlich‘ – und muss gut organisiert bleiben. Die heronOS-Wissensdatenbank sammelt, strukturiert und aktualisiert internes Know-how automatisch. So geht kein Wissen verloren, bleibt konsistent verfügbar und ist sofort abrufbar.

  • Beispiel: Ein neuer Kollege im Ordnungsamt fragt: „Wie wird eine Sondernutzung genehmigt?“
  • heronOS liefert Schritt-für-Schritte-Abläufe, Dokumentvorlagen und aktuelle Rechtsgrundlagen in Sekunden.
  • Schnelle Einarbeitung, weniger Nachfragen.

HR Support

Personalprozesse effizient zu gestalten, entlastet das Team und erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit.

Ob Onboarding, Fortbildung, Urlaubsanträge oder Krankmeldungen – heronOS digitalisiert Ihre Personalverwaltung, standardisiert Prozesse und entlastet Personalstellen im Tagesgeschäft.

  • Beispiel: Ein Kollege wird länger krank.
  • heronOS nimmt die Krankmeldung auf, informiert den Kollegen und automatisiert die Informationen in der Personalsoftware.
  • Ob Onboarding oder Fragen zu Abläufen heronOS digitalisiert die Personalverwaltung, Personalakten und Systeme.

IT Support

Der reibungslose IT-Betrieb ist die Grundlage aller Abläufe. heronOS fungiert als First-Level-Support für einfache IT-Anfragen: Passwort zurücksetzen, VPN-Zugriff, E-Mail-Probleme – alles automatisiert, sorgfältig dokumentiert und nachvollziehbar. Auch bei der Einführung neuer Digitalisierungstools unterstützt der IT Support.

  • Beispiel: „Ich kann mich nicht anmelden“.
  • heronOS leitet sicher durch die Lösung oder leitet direkt an den zuständigen IT-Admin weiter.
  • Die KI Fachkraft arbeitet strukturiert und greift auf eine breite Wissensbasis zu. Ein Ticket ist vollständig und kann leichter bearbeitet werden.

  • Beispiel: Die jährliche IT-Sicherheitsschulung steht an.
  • Der heronOS KI Tutor monitored die Schulung, führt im Dialog durch das Update, beantwortet Fragen.
  • Auch nach der Schulung steht die KI Fachkraft mit Lösungshilfen, Prozessdokumentationen und Anweisungen zum Ablauf bereit.

Mitarbeiterschulungen & Pflichtunterweisungen

Kontinuierliche Schulung sichert Compliance, Sicherheit und Qualität. Ob Datenschutz, IT-Sicherheit oder Compliance – heronOS steht als digitaler Tutor für Fragen bereit, dokumentiert und prüft Schulungsteilnahmen automatisiert.

Sicherheit, auf die Sie vertrauen können.

Mit heronOS behalten Sie die Hoheit über Daten, Betrieb und Weiterentwicklung. Offene Standards und klare Schnittstellen sichern Interoperabilität und vermeiden Lock-in. Informationssicherheit ist integraler Bestandteil von heronOS. Technische und organisatorische Maßnahmen schützen Ihre Daten – nachvollziehbar, prüfbar und revisionssicher.

100 % DSGVO-konform und EU AI Act ready.

  • Datenhaltung in Deutschland, Mandantentrennung und fein granulierte Zugriffsrechte

  • Offene Schnittstellen und Standards für nachhaltige Integration

  • Wahlweise Betrieb in Ihrer eigenen Umgebung oder in zertifizierten deutschen Clouds


Sicherheit, Compliance und Transparenz

  • DSGVO-konforme Verarbeitung inkl. AVV/DPA, TOMs und Rechte-/Rollenkonzepte

  • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (at rest & in transit), Protokollierung und Monitoring

  • Lösch- und Aufbewahrungsrichtlinien, Notfallmanagement, regelmäßige Audits


Vertrauen Sie auf geprüfte Qualität – Made in Germany

heronOS ist mehr als nur eine Plattform: Es ist ein sicheres Versprechen an alle Kunden, die Verantwortung, Compliance und Verlässlichkeit ernst nehmen. Von der öffentlichen Verwaltung über Energieversorger bis hin zu Industrie und Mittelstand – wir bieten ein solides Fundament für digitale Souveränität.

Und heronOS steht für Ihre digitale Unabhängigkeit:
Betrieben in deutschen Rechenzentren, zertifiziert nach BSI C5, ISO 27001 u. v. m. – für maximale Kontrolle und Vertrauen.

heronOS – Ihre souveräne Lösung aus Deutschland.


Ihr Mehrwert auf einen Blick

heronOS vereint Information, Prozessgeschwindigkeit und höchste Sicherheitsstandards. So entsteht eine digitale Verwaltung, die heute funktioniert und morgen skalierbar bleibt.

  • Steigerung der internen Effizienz durch automatisierte Prozesse
  • Reduzierte Rückfragen und schnellere Entscheidungswege
  • Konsistente Wissensbasis mit kontinuierlicher Aktualisierung
  • Transparente Dokumentation und Nachverfolgbarkeit
  • Entlastung Ihrer Mitarbeitenden für wertschöpfende Aufgaben
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